Учет авиа- и железнодорожных билетов: покупаем, подтверждаем, учитываем
Rawpixel / Depositphotos.com
Трудовой кодекс обязывает работодателя при направлении работника в командировку возместить ему, в частности, расходы на проезд. Сделать это можно двумя способами:
Учреждение приобретает для сотрудников билеты по договору с компанией-перевозчиком или агентством; Денежные средства на покупку билетов выдаются командированному сотруднику под отчет.
В большинстве случаев авиа- и железнодорожные билеты приобретаются в так называемой бездокументарной форме, то есть в электронном виде.
Как вы помните, с 2021 года применяются новые правила учета авиа- и железнодорожных билетов, и мы подробно рассказывали о них в начале года.
Учитывая нынешние разъяснения специалистов Минфина России, еще раз напомним, что порядок бухгалтерского учета расходов на покупку билетов будет зависеть от того, каким способом они приобретаются:
Учреждение покупает билеты у компании-перевозчика
Содержание операции
Дебет
Кредит
Учреждением по договору приобретены у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты.
0 206 22 56Х
1 304 05 222 или 0 201 Х1 610 Увеличение счета 18 (244 КВР, 222 КОСГУ)
Сотрудником предоставлен документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки, например, посадочный талон, контрольный купон
0 109 ХХ 222 или 0 401 20 222
0 302 22 73Х
Произведен зачет аванса в части стоимости фактически оказанных услуг перевозки
0 302 22 83Х
0 206 22 66Х
Учреждение покупает билеты у агентства
Содержание операции
Дебет
Кредит
Учреждением перечислен авансовый платеж агентству за оформление авиа- или железнодорожных электронных билетов
0 206 22 56Х (Агентство)
1 304 05 222 или 0 201 Х1 610 Увеличение 18 (244 КВР, 222 КОСГУ)
Агентством оформлены авиа- или железнодорожные электронные билеты, предоставлен акт оказанных услуг
0 206 22 56Х (Перевозчик)
0 302 22 73Х (Агентство)
Расходы на оплату комиссионного сбора агентства за оформление билетов отнесены на финансовый результат учреждения
0 401 20 222
(0 109 Х0 222)
0 302 22 73Х (Агентство)
Произведен окончательный расчет с агентством
0 302 22 83Х
(Агентство)
1 304 05 222 или 0 201 Х1 610 Увеличение 18 (244 КВР, 222 КОСГУ)
Произведен зачет аванса, ранее перечисленного агентству
0 302 22 83Х (Агентство)
0 206 22 66Х (Агентство)
Сотрудником предоставлен документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки
0 109 ХХ 222 или 0 401 20 222
0 302 22 73Х (Перевозчик)
Произведен зачет аванса в части стоимости фактически оказанных услуг перевозки (использованных билетов)
0 302 22 83Х (Перевозчик)
0 206 22 66Х (Перевозчик)
Билеты покупает сотрудник от своего имени
Содержание операции
Дебет
Кредит
Подотчетное лицо приобрело у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты.
На основании авансового отчета сотрудника приобретенные электронные билеты учтены в составе выданных авансов по расчетам с перевозчиком согласно учетной политике учреждения
0 208 26 567
1 304 05 222 или 0 201 11 610 Увеличение 18 (244 КВР, 222 КОСГУ)
Сотрудником предоставлен документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки, например, посадочный талон, контрольный купон
0 109 ХХ 226 или 0 401 20 226
0 208 26 667
Подчеркнем: окончательный расчет с сотрудником или с контрагентом-перевозчиком осуществляется при предоставлении подотчетным лицом Авансового отчета (ф. 0504505) или Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением документов, подтверждающих факт оказания услуг по перевозке. Специалисты Минфина России не в первый раз напоминают, что в случае авиаперелета это могут быть сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршрут (Письмо Минфина России от 23 июля 2021 г. № 02-06-10/59025).
